Bagaimana Alat Digital Dapat Mengubah Administrasi Internal di Lingkungan Sekolah

Sebagian besar administrasi internal yang berlangsung di sekolah masih dilakukan menggunakan pena dan kertas hanya beberapa bulan yang lalu. Kami melihat tiga skenario di mana sekolah menyelesaikan masalah ini sendiri dan memanfaatkan alat PDF untuk menjaga administrasi internal dan komunikasi tetap bertahan.

Mendaftarkan 350 Siswa di Masa Pandemi

 

Menghadapi tahun ajaran baru, salah satu kepala sekolah menengah yang kami ajak bicara memberitahu kami tentang kekhawatiran pengurus sekolah akan kemampuan untuk mendaftarkan lebih dari 350 siswa di tahun ajaran baru—sepenuhnya dari jarak jauh. Untungnya, sekolah tersebut menemukan alat penandatanganan elektronik PDF yang tepat untuk memperlancar keseluruhan proses pendaftaran serta akan menjadi alat PDF utama di pusat administrasi sekolah ke depannya. Namun bagaimana mereka melakukannya?

Persiapan Dokumen

Sama seperti pengurus sekolah yang menyiapkan dokumen kertas pendaftaran di masa lalu, mereka perlu menyiapkan formulir pendaftaran digital untuk diunggah dan meminta tanda tangan elektronik. Karena mereka menggunakan alat eSign Smallpdf untuk ini, mereka bisa mengunggah dokumen Word dan mengubahnya menjadi PDF, atau cukup mengunggah hasil pindaian dokumen bila file digitalnya tidak tersedia, dan menyiapkan kolom tempat orang tua mengisi teks sebelum melakukan penandatanganan elektronik.

Setelah memastikan kolom yang wajib diisi, seperti nama depan, nama belakang, alamat fisik, dan nomor kontak darurat, dapat diedit, pengurus kemudian mentransfer atau mengunggah dokumen ke alat eSign, siap untuk meminta informasi dan tanda tangan yang diperlukan.

Meminta Tanda Tangan & Menunjukkan Orang Tua di Mana Mereka Tanda Tangan

Setelah dokumen selesai diunggah, guru atau pengurus sekolah akan memasukkan alamat email orang tua atau wali murid ke panel "Penanda Tangan" di sisi kanan halaman. Dari sini, mereka menggunakan fitur "Seret & Letakkan" untuk menempatkan catatan pada dokumen, yang menunjukkan setiap orang tua di mana tempat untuk tanda tangan.

Catatan: Formulir pendaftaran sekolah harus memiliki tingkat privasi tertentu, di mana pada kasus ini berarti dokumen tersebut tidak boleh dikirim lewat bulk action untuk ditandatangani semua orang tua. Sekolah dan guru harus mempertimbangkan persyaratan privasi dari semua dokumen sebelum membagikannya secara terbuka dengan lebih dari satu penerima.

Meskipun permintaan tanda tangan individual perlu dikirimkan kepada setiap keluarga atau orang tua, alat eSign membuat proses ini lancar dan sepenuhnya dapat dilacak.

Membagikan Dokumen untuk Ditandatangani

Dengan dokumen telah disiapkan serta penanda tangan ditambahkan dan ditunjukkan di mana harus tanda tangan, dokumen sudah siap untuk dibagikan. Yang perlu dilakukan semua pengurus selanjutnya adalah menekan satu tombol untuk membagikan dokumen untuk penandatanganan. Penerima akan menerima tautan beserta instruksi untuk menyelesaikan dan menandatangani dokumen, yang dapat mereka lakukan dengan mengisi formulir, dan membuat serta menempatkan tanda tangan mereka. Setelah penandatanganan selesai, orang yang mengajukan permintaan tanda tangan, beserta semua penanda tangan yang terlibat, akan menerima tautan ke salinan dokumen yang telah ditandatangani — langsung ke kotak masuk email mereka.

Simpan Dokumen yang Telah Ditandatangani

Ketika pengurus menerima notifikasi bahwa dokumen yang diajukan untuk penandatanganan telah selesai ditandatangani oleh semua pihak, mereka dapat membuka tautan untuk mengakses dokumen yang telah ditandatangani dikirimkan ke email mereka, di mana mereka dapat membukanya dan mengunduhnya ke perangkat mereka.

Sekolah tersebut menggunakan Dropbox untuk semua penyimpanan dokumen mereka, yang tidak menjadi masalah ketika bekerja menggunakan alat eSign, karena Smallpdf dilengkapi dengan integrasi Dropbox. Perangkat lunak ini juga dilengkapi dengan integrasi Google Drive untuk sekolah yang menggunakan platform tersebut untuk penyimpanan dokumen.

Manajemen PDF Untuk Administrasi Internal & Rapat Direksi

 

Satu sekolah yang kami ajak bicara menemukan bahwa mereka harus beradaptasi menggunakan cara alternatif dengan cepat untuk mengelola dan berbagi dokumen internal saat pembelajaran jarak jauh mulai berjalan. Sekolah tersebut hanya menggunakan alat Smallpdf sesekali untuk mengubah JPG ke PDF atau menggabungkan beberapa PDF menjadi satu. Namun di saat guru dan staf administrasi mulai bekerja jarak jauh, familiaritas sekolah dengan alat PDF ini menjadi anugerah bagi manajemen dokumen internal.

Mempersiapkan Dokumen Untuk Rapat Direksi

Ketika kita bicara mengenai lingkungan sekolah dan dokumen, jenis dokumen yang muncul duluan di pikiran kita biasanya terkait dengan pengajaran atau pembelajaran, atau oper-operan antara guru dan siswa. Yang banyak orang sering lupa adalah bahwa di balik setiap ruang kelas yang sukses terdapat jaringan administratif yang luas dan rumit yang menjaga sekolah tetap berjalan, up to date dengan persyaratan dan pedoman federal dan negara bagian, serta berjalan sesuai dengan anggaran tahunan.

Dengan begitu banyak yang terjadi di belakang layar, tidak heran bahwa staf administrasi di sekolah ini senang ketika mereka mengetahui bahwa alat PDF yang sudah mereka miliki dapat melakukan lebih dari sekadar mengatur dan mengedit dokumen PDF.

Untuk memfasilitasi dan menghadiri tidak kurang dari tiga rapat direksi terkait sekolah setiap bulan kedua, kepala sekolah di sekolah ini merasa lega ketika mengetahui bahwa dia dapat membuat paket informasi terperinci dan sangat terintegrasi dari bahan yang sudah ada hanya menggunakan beberapa alat PDF sederhana. Baginya, dengan ini membuat dan membagikan konten bersama anggota direksi jadi mudah, dan menjaganya sebaik mungkin dari pihak yang tidak bersangkutan.

Penandatanganan Elektronik untuk Murid & Koordinator

 

Satu sekolah yang kami hubungi tentang manajemen dokumen di lingkungan jarak jauh dengan senang hati menceritakan bahwa dengan penandatanganan elektronik menjadi tantangan terbesar mereka dalam peralihan ke lingkungan digital sepenuhnya, ternyata mereka dapat melakukannya dengan satu alat PDF.

Sebelum pandemi, sekolah tersebut mengelola seluruh dokumennya dalam format kertas, meminta tanda tangan basah, baik internal maupun terhadap siswa, di atas dokumen kertas. Namun dengan peralihan ke lingkungan yang lebih digital, staf administratif sekolah harus segera menemukan solusi untuk membantu siswa menandatangani formulir PDF dan membantu koordinator menandatangani dokumen secara elektronik, tantangan yang mereka hadapi bersama dengan alat eSign Smallpdf.

Sumber Daya untuk Sekolah yang Penuh Sumber Daya

 

Satu hal yang kami sadari di Smallpdf saat kami menghubungi beberapa sekolah di seluruh AS adalah bahwa meskipun setiap sekolah menghadapi tingkat ketidakpastian yang ekstrem dan pada dasarnya harus mengubah seluruh model operasional mereka saat menavigasi ruang kelas jarak jauh; tidak ada satu sekolah, guru, kepala sekolah, atau pengurus yang menyerah pada keputusasaan atau kelambanan.

Di setiap kasus, sekolah dan perwakilannya segera mengambil tindakan setelah menyadari bahwa peralihan ke digital secepat mungkin dapat memberi mereka kesempatan terbaik untuk bertahan dan menurunkan peluang mereka mengalami kemunduran yang tidak perlu.

Di setiap lingkungan yang bekerja menggunakan dokumen, alat PDF mewakili batu loncatan untuk mengambil pendekatan berorientasi kertas ke digital dalam waktu tersingkat. Sekolah yang secara struktural jauh lebih kompleks daripada kebanyakan organisasi (dengan tanggung jawab administrasi, orang tua-siswa, orang tua-guru, dan organisasi) harus mengatasi masalah utama manajemen dokumen dengan cara yang lebih cerdas. Memanfaatkan alat PDF yang tepat adalah salah satu caranya — yang akan membawa mereka lebih jauh ke masa depan pendidikan jarak jauh.

Apakah sekolah atau organisasi pendidikan kamu mencari alat PDF yang mudah digunakan untuk mengelola dan mempermudah administrasi dan koordinasi internal? Silakan mendaftar untuk uji coba gratis Smallpdf untuk Tim dan temukan lebih dari 20 alat PDF premium untuk mendukung perjalanan sekolah kamu menjadi nirkertas.

Artikel diterjemahkan ke Bahasa Indonesia oleh Marcelina