Wie digitale Tools die interne Verwaltung in Schulen verändern können

Ein Großteil der internen Verwaltung, die vor einigen Monaten noch in den Schulen stattfand, wurde mit Stift und Papier erledigt. Werfen wir einen Blick auf drei Szenarien, in denen Schulen in den USA die Dinge selbst in die Hand genommen und PDF-Tools für die Verwaltung und interne Kommunikation eingesetzt haben.

350 Schüler während einer Pandemie einschreiben

 

Einer der Schulleiter einer weiterführenden Schule, mit dem wir gesprochen haben, erzählte uns von den Sorgen, mit denen die Schulleitung konfrontiert war, als sie sich zu Beginn des neuen Schuljahres gezwungen sah, über 350 Schüler komplett aus der Ferne anzumelden. Glücklicherweise fand die Schule das richtige PDF-Unterschriften-Tool, mit dem sie die Registrierung reibungslos abschließen konnte und das seitdem ein zentrales Werkzeug für die Schulverwaltung geworden ist. Aber wie haben sie das gemacht?

Vorbereitung der Dokumente

In der Vergangenheit musste die Verwaltung die Anmeldedokumente in Papierform vorbereiten. In dieser Situation ist sie ähnlich vorgegangen, hat aber digitale Anmeldeformulare und Anträge für digitale Unterschriften vorbereitet. Mit dem PDF-Signaturtool von Smallpdf hatten sie die Möglichkeit, ein Word-Dokument hochzuladen und in ein PDF zu konvertieren oder, wenn die digitale Datei nicht verfügbar war, einen Scan eines bestehenden Papierdokuments hochzuladen und bearbeitbare Felder zu erstellen, die die Eltern vor dem Unterschreiben ausfüllen konnten.

Nachdem sie sich vergewissert hatten, dass die Felder für Informationen wie Vorname, Nachname, Adresse und Notfallkontakte editierbar waren, haben die Administratoren das Dokument in das PDF-Unterschriften-Tool hochgeladen und waren bereit, die Informationen und die Unterschrift der Eltern anzufordern.

Unterschriften anfordern und den Eltern zeigen, wo sie unterschreiben sollen

Nachdem das Dokument hochgeladen wurde, hat der Lehrer oder Schuladministrator die E-Mail-Adresse der Eltern oder Erziehungsberechtigten in das Feld „Unterzeichner einladen“ auf der rechten Seite eingegeben. Sie zogen dann ein Textfeld in das Dokument, um jedem Elternteil genau zu zeigen, wo sie ihre Unterschrift platzieren mussten.

Bitte beachte: Schulanmeldeformulare fallen unter den Datenschutz, was in diesem Fall bedeutet, dass das Dokument nicht massenhaft an alle Eltern auf einmal verschickt werden durfte. Schulen und Lehrer sollten sorgfältig die Datenschutzbestimmungen berücksichtigen, bevor sie ein Dokument mit mehr als einem Empfänger teilen.

Obwohl es notwendig war, jeder Familie oder jedem Elternteil eine individuelle Unterschriftenanfrage zu schicken, machte das PDF-Signaturtool diesen Prozess einfacher und vollständig nachvollziehbar.

Dokumente zum Unterschreiben freigeben

Nachdem die Dokumente vorbereitet und die Unterzeichner benachrichtigt wurden und ihnen gezeigt wurde, wo sie unterschreiben sollen, war das Dokument bereit zur Freigabe. Administratoren mussten nur einen einzigen Klick tätigen, um das Dokument zum Unterschreiben freizugeben. Die Empfänger erhielten dann einen Link mit einer Anleitung zum Ausfüllen und Unterschreiben des Dokuments: Sie füllten die notwendigen Felder aus und fügten ihre Unterschrift ein. Sobald die Unterschrift eingegeben wurde, erhielten die Person, die um eine Unterschrift gebeten hatte, und alle beteiligten Unterzeichner einen Link zu einer Kopie des endgültig ausgefüllten und unterschriebenen Dokuments direkt in ihren Posteingang.

Speichern von unterschriebenen Dokumenten

Sobald die Administratoren die Benachrichtigung erhielten, dass die zur Unterzeichnung freigegebenen Dokumente von allen Beteiligten unterschrieben wurden, folgten sie dem Link zum endgültigen Dokument, der an ihr E-Mail-Adresse gesendet wurde; dieser ermöglichte es ihnen, das Dokument zu öffnen und auf ihr Gerät herunterzuladen.

Diese Schule nutzte Dropbox, um ihre Dokumente zu speichern: Dies führte zu keinen Problemen bei der Verwendung des Tools zum Unterschreiben von PDFs, da Smallpdf in Dropbox integriert ist. Die Software ist auch mit Google Drive integriert. Schulen können also auch diese Plattform nutzen, um ihre Dokumente zu speichern.

PDF Management für die interne Verwaltung und Sitzungen

 

Im Gespräch mit einer der Schulen erfuhren wir, dass sie sich nach der Einführung des Fernunterrichts schnell anpassen mussten, indem sie einen alternativen Weg zur Verwaltung und Freigabe interner Dokumente fanden. Diese spezielle Schule hatte gelegentlich die Tools von Smallpdf verwendet, um JPG-Dateien in PDF zu konvertieren oder mehrere PDFs zu einem Dokument zusammenzufügen. Als also Lehrer und Verwaltungsmitarbeiter begannen, im Home Office zu arbeiten, kam ihnen die Tatsache, dass sie bereits mit diesen PDF-Tools vertraut waren, für das interne Dokumentenmanagement zugute.

Vorbereiten von Dokumenten für die Verwaltung

Wenn wir an die Schulumgebung und an Dokumente denken, kommen uns am häufigsten die Arten von Dokumenten in den Sinn, die mit dem Lehren oder Lernen zu tun haben und die zwischen Lehrern und Schülern ausgetauscht werden. Was viele jedoch vergessen, ist, dass hinter jedem Klassenzimmer ein Geflecht von komplizierten Verwaltungsakten steht, die die Schule am Laufen halten, in Übereinstimmung mit den Anforderungen und Richtlinien des Bundes und des Landes und innerhalb eines jährlichen Budgets.

Da so viel hinter den Kulissen passiert, überrascht es uns nicht, dass die Mitarbeiter der Schulverwaltung sehr froh waren, als sie entdeckten, dass die PDF-Werkzeuge, die sie bereits hatten, so viel mehr können als nur PDF-Dokumente organisieren und bearbeiten.

Die Schulleiterin dieser Schule, die jeden zweiten Monat an nicht weniger als drei schulbezogenen Gremien teilnehmen musste, war ziemlich erleichtert, als sie entdeckte, dass sie mit einer Handvoll einfacher PDF-Werkzeuge detaillierte Ressourcenpakete erstellen konnte, die verschiedene Informationen aus bestehenden Materialien integrierten. Dies erleichterte ihr die Erstellung und den Austausch von Inhalten mit den Vorstandsmitgliedern, während die Verwaltung außerhalb dieser Treffen auf ein Minimum reduziert wurde.

E-Unterschriften für Studenten und Koordinatoren

 

Eine Schule, die wir zum Thema Dokumentenmanagement in einer Online-Umgebung kontaktiert haben, war erfreut zu berichten, dass, obwohl digitale Unterschriften die größte Herausforderung bei der Umstellung auf Fernunterricht darstellten, sie diese mit einem einzigen PDF-Tool überwinden konnten.

Vor der Pandemie verwaltete die Schule immer noch Dokumente in Papierform und verlangte handschriftliche Unterschriften auf physischen Dokumenten sowohl für interne als auch für Schülerangelegenheiten. Mit der Umstellung auf eine digitale Umgebung mussten die Mitarbeiter der Schulverwaltung eine Lösung finden, um die Schüler dazu zu bringen, PDF-Formulare zu unterschreiben und die Koordinatoren bei der Unterzeichnung elektronischer Dokumente zu unterstützen - eine Herausforderung, die sie mit dem PDF-Unterschriften-Tool von Smallpdf meisterten.

Ressourcen für belastbare Schulen

 

Eine Sache, die uns in den Gesprächen mit einer Reihe von Schulen in den Vereinigten Staaten besonders auffiel, war, dass, obwohl alle Schulen mit extremer Unsicherheit konfrontiert waren und ihr Betriebsmodell umstellen mussten, um sich an den Fernunterricht anzupassen, nicht eine Schule, ein Lehrer, ein Schulleiter oder eine Sekretärin mutlos wurde oder aufgab.

In allen Fällen haben die Schulen und ihre Vertreter sofort gehandelt, als sie erkannten, dass eine möglichst schnelle Digitalisierung ihnen eine bessere Überlebenschance geben und negative Auswirkungen eindämmen würde.

In jedem Bereich, in dem du mit Dokumenten arbeitest, können PDF-Werkzeuge ein Sprungbrett sein, um in kürzester Zeit von einem papierbasierten zu einem digitalen Ansatz zu wechseln. Schulen, die strukturell viel komplexer sind als viele andere Organisationen, mit administrativen und organisatorischen Verantwortlichkeiten und der Rechenschaftspflicht gegenüber Lehrern, Eltern und Schülern, mussten grundlegende Fragen des Dokumentenmanagements auf intelligente Art und Weise lösen. Der Einsatz der richtigen PDF-Tools hat ihnen geholfen, ihre Ziele zu erreichen und wird ihnen in der Zukunft des Fernunterrichts noch mehr helfen.

Ist deine Schule oder Bildungseinrichtung auf der Suche nach einfach zu bedienenden PDF-Tools, um die interne Koordination und Verwaltung zu verwalten und zu straffen? Melde dich jetzt für eine kostenlose Testversion von Smallpdf für Team an und entdecke über 20 Premium-PDF-Tools, die deine Schule auf dem Weg zum papierlosen Unterricht unterstützen!

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna