Как инструмент eSign от Smallpdf облегчает коммуникацию между учителями и родителями

Собрать подписи родителей никогда не было просто даже традиционным способом – на бумаге. Но как школы заставляют родителей подписывать важные документы в условиях дистанционной учебы?

Нужно ли родителям подписывать документы?

Конечно. Обычно родители подписывали бланки разрешений и формы согласия, связанные с поездками учащихся или посещением мероприятий. Однако в условиях дистанционного обучения изменились не только документы, которые необходимо подписывать, но и способы их подписания.

Пусть бумажные форматы и уходят в прошлое, но учителям и школам все еще нужны подписи и разрешения родителей, чтобы эффективно выполнять свои задачи и создавать продуктивную среду обучения для учеников.

Пусть бумажные форматы и уходят в прошлое, но учителям и школам все еще нужны подписи и разрешения родителей, чтобы эффективно выполнять свои задачи и создавать продуктивную среду обучения для учеников.

Вот лишь несколько типов документов, которые родителям может потребоваться заполнить и подписать в условиях дистанционного обучения:

• формы регистрации
• формы для предоставления информации об ученике в начале года
• формы согласия и бланки разрешений
• домашние задания
• табель успеваемости или промежуточная ведомость оценок от учителя
• новости или информационные письма из школы

В чем разница между цифровыми и электронными подписями?

Несмотря на то, что признаются как цифровые, так и электронные подписи, цифровые подписи имеют дополнительный уровень защиты, обеспечивающий подлинность подписанного электронного документа. С другой стороны, электронную подпись достаточно поместить на документ без какой-либо специальной аутентификации, и она в полной мере будет соответствовать традиционной подписи на бумажном документе.

В большинстве стран мира как цифровые, так и электронные подписи имеют обязательную юридическую силу. Школам и учителям рекомендуется учитывать местные законы, касающиеся документооборота и электронной подписи, прежде чем применять какие-либо инструменты.

Важные функции безопасности при подписании документов

Бумажные документы просты и понятны в работе, однако они также могут служить источником проблем: их легко потерять или испортить, их даже может сжевать не в меру любознательный щенок.

Однако в условиях дистанционного обучения вместо бумажных документов используются цифровые файлы и электронные подписи. Но хотя электронный документооборот проще и эффективнее, он требует более высокого уровня конфиденциальности и безопасности данных.

Ниже приводятся некоторые важные средства защиты, которыми должны обладать инструменты электронной подписи.

Шифрование SSL и HTTPS

Шифрование SSL является важным фактором обеспечения безопасности при использовании веб-сайтов и особенно онлайн-инструментов, на которые школы и учителя могут загружать конфиденциальную документацию.

При обращении к веб-сайту важно убедиться, является ли подключение безопасным. Пользователи могут проверить это, посмотрев на префикс адреса страницы в сети Интернет, который будет либо «http», либо «https». Префикс «https» означает защищенное соединение, иногда такой адрес сопровождается символом замочка в строке поиска браузера.

Веб-страница с префиксом «https» использует протоколы безопасной передачи данных, или SSL-шифрование. Эти протоколы шифруют данные, отправленные на этот веб-сайт, чтобы никто другой не смог их увидеть или получить к ним доступ.

Цифровая печать

Цифровая печать – это набор данных, который прикрепляется либо к документу, либо к другому набору данных, например, к подписи. Людям, которые используют электронную подпись, особенно в школе, важно убедиться, что электронные подписи содержат метку времени или цифровую печать. Это обеспечивает дополнительный уровень безопасности, если требуется аутентификация, проверка подписи или документа.

Правила и стандарты конфиденциальности и безопасности документов

В какой бы точке мира ни находилась школа, важно, чтобы любой веб-сайт или программное обеспечение, которые она использует для документооборота и электронной подписи, соответствовали определенному уровню международных или местных стандартов безопасности. Важными стандартами, которые необходимо соблюдать, являются:

• ISO/IEC 27001
• Соответствие требованиям GDPR (Общие положения о защите данных ЕС)
• Соответствие требованиям CCPA (Закон Калифорнии о защите персональных данных потребителей¬)

Стандарт ISO/IEC 27001, разработанный в 2013 году, является общепринятым стандартом ISO для системы управления информационной безопасностью. Если поставщик программного обеспечения имеет сертификат соответствия этому стандарту, это означает, что его система безопасности достаточно высокого уровня, и он обеспечивает ее постоянную работоспособность, регулярно проходит внутренний и внешний аудит и постоянно ее улучшает.

Как в одной школе инструмент eSign использовался для подписи домашних заданий и табеля успеваемости

Компания Smallpdf всегда интересуется, как ее инструменты используются и какие проблемы можно решить с помощью ее программного обеспечения. Во время исследования проблем документооборота, с которыми сталкиваются школы в США, компания узнала, что одна школа внедрила ее инструмент eSign для сбора подписей родителей на домашних заданиях и для подтверждения получение табеля успеваемости.

Подписание и подготовка документов для подписания

В системе образования обычно именно школа или учитель запрашивает подпись у родителя или опекуна.

Домашняя работа: учителя заблаговременно создали единую форму, в которой был перечень домашних заданий на следующий день; они загружали ее в инструмент eSign от компании Smallpdf, подписывали сами, а затем просто запрашивали подписи у каждого из родителей. Этот инструмент позволяет учителям отслеживать активность в документе, видеть, кто подписал, а кто еще нет, и получать заполненный документ прямо на свой адрес электронной почты.

Табель успеваемости: табель содержит информацию, которая должна оставаться конфиденциальной между учителем, учеником и родителями. Поэтому учитель просто загружал цифровую ведомость, ставил подпись, затем запрашивал родительские подписи, показывая, где им нужно расписаться в ведомости. В письме на электронную почту родителя приходила ссылка на документ.

Учителя отметили, что они довольны возможностью отправлять каждому родителю уведомление со ссылкой, пройдя по которой они могли открыть документ и подписать его, и затем все стороны могли скачать итоговый подписанный документ.

Создание электронных подписей и расшифровки подписи

С помощью инструмента eSign от Smallpdf учителя могут создавать свою подпись разными способами: нарисовав ее с помощью сенсорной панели или мыши, добавив фотографию своей подписи на бумаге, либо загрузив уже существующую цифровую подпись в формате изображения. Они даже могли создавать расшифровку подписи, которая хранится вместе с самой подписью в инструменте eSign, что позволят быстро и легко подписывать документы.

Создав подпись или ее расшифровку, учителя могут размещать эти элементы в любом месте документа, меняя размер или цвет текста в зависимости от требований.

Добавление текста в документ для подписи

Огромным преимуществом инструмента электронной подписи является возможность добавления в документ других элементов. Это особенно важно, когда требуется добавить текст в PDF-файл, который невозможно отредактировать другим способом, например, когда перед подписанием требуется указать места, даты или другие сведения. В случае eSign от Smallpdf пользователь может также менять размер и цвет текста по своему выбору.

Запрос подписей у родителей

Обычно непросто объяснить кому-либо по электронной почте, где именно в документе нужно поставить подпись, поэтому гораздо проще это показать. Когда учителя запрашивают подпись с помощью инструмента eSign, у них есть возможность показать родителям, где точно подписывать документ.

Используя инструмент eSign от Smallpdf, учителя могут запрашивать до 100 подписей одновременно, устраняя любой вопрос о том, где подписывать, экономя время, силы и уменьшая число потенциальных ошибок.

Совместное использование и сохранение итогового подписанного PDF-документа

После того, как документ был подписан всеми сторонами, каждый подписавший получает копию итогового документа непосредственно на электронную почту. Владелец документа может также поделиться им, например, с администрацией школы, чтобы его зарегистрировать. Сделать это можно по электронной почте, оправив ссылку или через WhatsApp. Документ также можно скачать на компьютер, электронное устройство или в Dropbox и Google Drive.

Что дальше?

Хотя именно пандемия заставила школы и родителей переключиться на цифровую связь, вполне вероятно, что даже после COVID такой способ коммуникации и документооборота останется наиболее востребованным. Несмотря на то, что в будущем ученики вернутся в обычные классы, цифровой документооборот и инструменты электронной подписи, особенно как средство общения учителей и школ с родителями, никуда не денутся.

Если ваша школа ищет инструмент электронной подписи в формате PDF мирового уровня, почему бы не зарегистрироваться на бесплатную пробную версию Smallpdf для команд, где вы можете опробовать инструмент eSign и другие инструменты для работы с PDF премиум-класса, которые облегчат процесс цифровой трансформации в вашей школе.