Como criar um escritório sem papel

Embora ter um escritório sem papel fosse já um objetivo de muitas empresas, foi o início da pandemia COVID-19 que o tornou uma necessidade. Confira abaixo nossa lista de passos para colocar sua empresa no caminho da transformação digital.

Desenvolva uma cultura de trabalhar sem papel

Mudar a forma como um negócio funciona é um esforço que deve começar no interior da empresa e de cima para baixo. Fazer a transição para um escritório sem papel pode ser desafiante, mas é possível com um bom planejamento, implementação e as ferramentas certas.

Crie uma equipe para ajudar na mudança

Dependendo do tamanho da empresa, ter uma equipe ou pessoa para ajudar na mudança e oferecer conselhos e treinamento pode ser um recurso muito útil. Eliminar o papel significa ter que digitalizar e automatizar vários processos da empresa, por isso você precisará ter as pessoas certas liderando pelo exemplo e treinando funcionários em novos softwares e processos.

Mude para o faturamento sem papel

Mudar para o faturamento sem papel não só torna os processos de negócios mais fáceis, mas também reduz os custos. Alguns benefícios da digitalização de faturas incluem:

• Evitar multas de incumprimento de prazos por faturas mal armazenadas, esquecidas ou perdidas.
• Segurança (faturamento em papel pode deixar as empresas vulneráveis a roubos)
• Redução de custos com o correio
• Menos tempo perdido rastreando faturas

Faça reuniões sem papel

Usar uma plataforma digital para manter o papel fora do espaço da reunião pode parecer desafiante no início, mas a documentação digital da reunião tem muitos benefícios para todos:

• Configuração de agendas complexas em minutos
• Todos os participantes sabem das mudanças na agenda
• Preparação e atualização do material em um ambiente interativo
• Recepção de todas as informações da reunião antecipadamente
• Ter todas as notas de reuniões facilmente acessíveis em formato digital

Tenha listas de tarefas e notas digitais

Mudar para listas de tarefas e notas sem papel é fácil, especialmente com um software de gerenciamento de documentos. A maioria das opções disponíveis também vem com a opção de colaboração e sincronização com colegas de equipe.

Use seu celular

Mesmo em um ambiente de escritório totalmente sem papel, às vezes ele ainda é usado. Isso geralmente acontece devido à necessidade de comunicar com fornecedores externos, parceiros e clientes que ainda não optaram por não usar papel.

A maneira mais fácil de interromper o uso desnecessário de papel é mostrar aos funcionários uma forma de digitalizar documentos mesmo quando não estão no escritório. O aplicativo do Smallpdf para o celular é uma ferramenta especialmente útil para digitalizar, editar, armazenar e compartilhar documentos em qualquer lugar.

Assinaturas digitais

Imprimir, assinar, digitalizar, enviar e armazenar contratos são das tarefas mais demoradas nos negócios, mas também das mais importantes. A diferença de tempo entre obter uma assinatura tradicional e uma assinatura eletrônica é de cinco dias e 37 minutos.

A ferramenta Assinar PDF responde à necessidade de ter assinaturas eletrônicas e digitais rápidas, fáceis e seguras. Com esta ferramenta você também pode adicionar datas e texto antes de assinar. Além disso, os usuários podem solicitar até 100 assinaturas de terceiros e acompanhar todo o processo no software. Antes de utilizar nossa ferramenta, verifique as leis locais relativas à validade jurídica das assinaturas eletrônicas.

Invista em um software de PDF

Mesmo quando uma empresa se torna totalmente digital, ainda é importante saber como editar, converter e manipular diferentes tipos de arquivos para manter o novo ecossistema sem papel. É ainda mais importante garantir que todos na empresa possam entender e usar facilmente o novo software de PDF. Embora este tipo de software fosse caro, existem hoje opções rápidas e fáceis de usar, como o Smallpdf, que são acessíveis e exigem pouco ou nenhum treinamento para serem usadas.

Pronto(a) para assinar seus documentos digitalmente?

Traduzido e adaptado para o português por Inês Sousa