Consentire la comunicazione tra genitori e insegnanti con lo strumento per firmare PDF di Smallpdf

Ottenere la firma dei genitori in analogico non è mai stato facile. Ma come fanno le scuole a far firmare i documenti importanti ai genitori quando subentra l’ostacolo delle lezioni a distanza?

I genitori hanno ancora bisogno di firmare i documenti?

 

Assolutamente sì. Nell'ambiente scolastico tradizionale, la firma di autorizzazioni e moduli per il consenso di solito veniva richiesta quando gli studenti andavano in gita o assistevano a uno spettacolo scolastico, ma l'attuale configurazione della didattica a distanza ha cambiato sia i documenti da firmare che il modo in cui vengono firmati.

Quali sono i documenti che i genitori devono ancora firmare con la didattica a distanza I moduli cartacei potrebbero essere ormai relegati al passato, ma gli insegnanti e le scuole hanno ancora bisogno di firme e approvazioni da parte dei genitori per poter funzionare e garantire un ambiente di apprendimento produttivo e informato per i propri studenti.

Qui di seguito indichiamo solo alcuni dei documenti che i genitori potrebbero dover completare e firmare in un contesto di didattica a distanza:

• Moduli di iscrizione o registrazione
• Moduli per consensi ed autorizzazioni
• Firma dei compiti a casa
• Pagelle o rapporti sui progressi da parte dell’insegnante
• Aggiornamenti o circolari della scuola

Qual è la differenza tra firme digitali ed elettroniche?

 

Anche se le firme digitali ed elettroniche sono entrambe valide, le firme digitali hanno un ulteriore livello di sicurezza, che garantisce che il documento elettronico firmato sia effettivamente autentico. D'altro canto, una firma elettronica (e-signature), è semplicemente inserita nel documento dal firmatario senza nessuna speciale autenticazione allegata e ha la stessa validità di una firma apposta a mano su un documento cartaceo.

Le firme digitali possono essere autenticate, ma sia le firme digitali che quelle elettroniche sono legalmente vincolanti nella maggior parte dei paesi del mondo. Prima di implementare qualsiasi strumento per firmare documenti in digitale, incoraggiamo le scuole e gli insegnanti a verificare le leggi del proprio paese sui documenti, i requisiti relativi alla gestione dei documenti dal punto di vista organizzativo e la conformità e validità della firma elettronica.

Sicurezza: le caratteristiche importanti per la firma dei documenti

 

Se da un lato la firma di documenti cartacei può essere sufficiente in ambiente scolastico, questo sistema analogico si presta all’insorgere di problemi di natura banale, ma piuttosto comuni: ad esempio lo smarrimento accidentale del documento in questione o la distruzione dello stesso da parte dell’animale domestico di famiglia.

Con l’avvento della didattica a distanza, i documenti digitali e le firme elettroniche hanno soppiantato i documenti cartacei. Si tratta di un modo molto più semplice di gestire i documenti e di inserire firme, ma l'affermarsi dei documenti digitali e delle firme elettroniche comporta una nuova serie di requisiti per garantire che venga tutelato un certo livello di privacy e sicurezza.

Qui di seguito riportiamo una serie di importanti caratteristiche che gli strumenti di firma elettronica dovrebbero avere per quanto riguarda la sicurezza.

Crittografia SSL e HTTPS Per quanto riguarda la sicurezza, la crittografia SSL è una caratteristica importante a cui va prestata attenzione quando si utilizza un sito web e in special modo quando si usano tool online all'interno dei quali scuole e insegnanti potrebbero caricare documenti con dati sensibili.

Quando si accede a un sito web, è importante notare se la connessione è sicura o meno. Gli utenti possono verificare controllando il prefisso dell'url, che può essere "http" oppure "https". Quest'ultimo, che termina con la "s", indica che la connessione è sicura e dovrebbe essere affiancato da una piccola icona, di un lucchetto oppure della “i” di informazioni, all’interno della barra di ricerca del browser.

Una pagina web che ha il prefisso "https" prima dell’url sta usando protocolli per il trasferimento dei dati sicuri, ossia una crittografia SSL (Secure Sockets Layer). Questi protocolli criptano i dati inviati al sito web, così che nessun altro sia in grado di visualizzarli o di accedervi.

Sigillo digitale Il sigillo digitale consiste in una certa quantità di dati o informazioni che vengono allegati a un documento o ad altri dati: la firma ne è un esempio. Per motivi di sicurezza, è importante che chi usa strumenti per firmare PDF, in particolar modo in un ambiente come quello scolastico, si assicuri che le firme generate usando un certo strumento per firmare documenti digitali includano un timestamp o sigillo digitale. Ciò fornisce un livello di sicurezza ulteriore, in caso una firma o un documento debbano essere autenticati o verificati.

Regolamenti e standard sulla privacy e la sicurezza dei documenti In qualsiasi luogo nel mondo, è importante che le scuole usino siti web o software per firmare documenti elettronici che siano conformi a uno standard di sicurezza internazionale o locale. Gli standard importanti da tenere a mente sono:

• ISO/IEC 27001
• Conformità GDPR
• Conformità CCPA

ISO/IEC 27001 è stato introdotto nel 2013 ed è lo standard ISO globalmente accettato per l’applicazione di un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni. Un fornitore di software accreditato in base a questo standard ha adottato un eccellente sistema di sicurezza, garantisce che sia sempre operativo, si sottopone in maniera ricorrente ad audit interni ed esterni e adotta continuamente misure per migliorare la sicurezza di questo sistema.

Ecco come una scuola negli Stati Uniti ha usato il tool per firmare PDF per richiedere la firma di compiti a casa e pagelle

 

A noi di Smallpdf interessa sempre sapere in che modo vengono utilizzati i nostri tool e quali problemi possono insorgere quando si usa il nostro software. Mentre effettuavamo una ricerca sugli ostacoli nella gestione dei documenti digitali incontrati nelle scuole negli Stati Uniti, abbiamo trovato una scuola che ha implementato il nostro strumento per firmare PDF per ottenere firme dai genitori degli alunni in remoto sui compiti svolti e per confermare di aver ricevuto le pagelle.

Firmare e preparare dei documenti per la firma Quando c’è bisogno di una firma in ambito scolastico, di solito è la scuola o l'insegnante che richiede la firma di un genitore o di un tutore.

Compiti a casa: Nel caso studiato, gli insegnanti hanno prodotto un unico rapido modulo che elencava i compiti richiesti per un determinato giorno, lo hanno caricato nel tool per firmare PDF di Smallpdf e hanno poi semplicemente inviato una richiesta di firma a ciascuno dei genitori. Questo tool ha consentito agli insegnanti di monitorare le attività relative al documento, vedere chi lo aveva firmato, chi lo doveva ancora firmare e di ricevere il documento firmato direttamente tramite email per poterlo conservare.

Pagelle: Nel caso delle pagelle, che sono documenti privati che dovrebbero rimanere tra insegnante, alunno e genitore, l'insegnante ha semplicemente effettuato l’upload della pagella digitale, apposto la sua firma e ha poi richiesto le firme dei genitori; ha indicato ai genitori dove firmare sulla pagella inviando un’email con un link al documento direttamente attraverso il tool. Gli insegnanti hanno dichiarato di aver apprezzato la funzione che ha permesso loro di inviare una nota speciale a ciascuno dei genitori per accompagnare il link per l’apertura del documento; hanno poi apprezzato il fatto che tutte le parti abbiano ricevuto un link al documento finale firmato direttamente nella loro casella di posta.

Creare una firma o delle iniziali elettroniche Con lo strumento per firmare PDF di Smallpdf, gli insegnanti hanno potuto creare la propria firma, sia disegnandola con il proprio trackpad o mouse, sia scattando una foto della propria firma su carta direttamente con il dispositivo utilizzato oppure caricando un’immagine pre-esistente della firma in digitale. È possibile anche utilizzare le stesse modalità per creare le proprie iniziali, che vengono poi salvate insieme alla firma all’interno dello strumento per firmare PDF, così che sia possibile firmare e siglare i documenti in modo rapido e semplice.

Una volta preparate la firma o le iniziali, gli insegnanti possono posizionare questi elementi in qualsiasi punto del documento e hanno inoltre la possibilità di ridimensionare o di cambiare il colore della firma o delle iniziali a seconda delle esigenze.

Aggiunta di testo a un documento per la firma Un enorme vantaggio offerto da un tool per la firma elettronica di qualità è la possibilità, oltre alla firma, di aggiungere altri elementi al documento. Ossia, per lo più, la possibilità di aggiungere del testo a un PDF altrimenti non modificabile: questa opzione è particolarmente utile quando si deve aggiungere il luogo, la data o altri dettagli in aggiunta alla firma. Nel caso dello strumento per firmare PDF di Smallpdf, la funzione per l’aggiunta di testo permette anche di ridimensionarlo e di cambiare colore, scegliendo tra quelli disponibili nella tavolozza a disposizione.

Richiedere le firme ai genitori Spiegare a qualcuno via e-mail in che punto del documento dovrebbe firmare può essere difficile: è molto meglio mostrarglielo. Quando gli insegnanti hanno richiesto una firma usando lo strumento per firmare PDF, hanno trovato la funzione che permette di mostrare ai firmatari dove esattamente devono firmare o siglare il documento davvero utile.

Utilizzando lo strumento per firmare PDF di Smallpdf, gli insegnanti hanno la possibilità di richiedere fino a 100 firme alla volta, evitando così di ricevere domande su dove è necessario firmare, risparmiando tempo, problemi, frustrazione e limitando eventuali errori.

Condividere e salvare il PDF firmato Una volta che il documento è stato firmato da tutte le parti, ogni persona che ha firmato riceve una copia del documento finale direttamente nella propria casella di posta elettronica. Il proprietario del documento può anche condividere il documento in un secondo momento (sia con i firmatari del documento come ulteriore misura di sicurezza, sia con il personale amministrativo per archiviare il documento) tramite e-mail, link o WhatsApp. Il documento può essere scaricato anche su computer e altri dispositivi elettronici oppure su Dropbox e Google Drive.

È questo il futuro della comunicazione tra insegnante e genitore?

 

Probabilmente sì. Anche se c'è voluta una pandemia globale per forzare la transizione verso la comunicazione digitale tra insegnanti, scuole e genitori, è probabile che, in un mondo post-COVID, il modo di comunicare e gestire i documenti sarà cambiato per sempre. Anche se le lezioni in presenza saranno probabilmente completamente ripristinate in futuro, la gestione dei documenti digitali e i tool per la firma elettronica non scompariranno, soprattutto nell’ambito delle comunicazioni tra insegnanti o scuole e genitori.

Se la tua scuola è alla ricerca di uno strumento per firmare PDF di prima scelta, perché non iniziare una prova gratuita di Smallpdf per Team? Potrai testare lo strumento per firmare PDF e molti altri tool premium, che aiuteranno la tua scuola a passare completamente al digitale.

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana