Come una scuola ha iscritto 350 studenti durante la pandemia di Covid-19

Trovare il giusto tool per la firma elettronica per iscrivere 350 studenti a distanza

Dovendo affrontare un nuovo anno scolastico subito dopo l’inizio della pandemia, la preside di una scuola secondaria negli Stati Uniti e i dipendenti dell’amministrazione scolastica erano preoccupati non tanto riguardo all’apprendimento a distanza, ma piuttosto di come avrebbero fatto a iscrivere gli studenti in remoto.

Una rapida ricerca su internet ha portato la scuola a trovare il giusto tool per la firma elettronica di PDF, che avrebbe potuto supportare l’intero processo di registrazione e diventare uno strumento chiave per la gestione dei PDF nell’ambito dell’amministrazione quotidiana della scuola. Ma come se l’è cavata questa scuola dovendo affrontare per la prima volta un processo di iscrizione in remoto?

La preparazione dei documenti

La preparazione dei documenti per l’iscrizione degli studenti in remoto ha richiesto lo stesso sforzo di quella che avveniva con documenti cartacei. Gli amministratori della scuola hanno preparato i documenti in formato digitale come al solito e hanno incluso i seguenti campi:

1. Nome
2. Cognome
3. Indirizzo
4. Numero di telefono di un contatto di emergenza
5. Allergie
6. Dettagli assicurazione medica

Ci si è assicurati che i campi fossero modificabili e il documento è stato poi caricato nel tool per la firma elettronica, pronto per essere inviato ai genitori o a chi ne faceva le veci ed essere compilato e firmato.

Richiedere le firme ai genitori e mostrare loro dove firmare

Una volta che il documento è stato caricato nel tool per la firma elettronica, gli insegnanti o il personale scolastico hanno semplicemente aggiunto l’indirizzo e-mail dei genitori o di chi ne faceva le veci nel tool, invitandoli a firmare. La funzione drag & drop è stata usata per aggiungere una nota al PDF, mostrando così ai genitori dove firmare.

Quando il documento è stato preparato e i firmatari sono stati aggiunti, l’amministrazione ha inviato i documenti per la firma. I genitori hanno così ricevuto un link al documento, completo di istruzioni, così che potessero compilare e lo firmare il modulo di iscrizione. Una volta inserita la firma, tutte le persone coinvolte hanno ricevuto un link a cui scaricare il documento firmato e compilato, per conservarlo.

Salvare i documenti firmati

Mano a mano che i moduli di iscrizione sono stati compilati e firmati dai genitori o da chi ne faceva le veci, il personale dell'amministrazione scolastica ha ricevuto notifiche in tempo reale, contenenti i link ai documenti inviati alla loro e-mail. Così, hanno potuto aprire e salvare ciascun documento sul loro desktop o dispositivo mobile.

La scuola in questione ha usato Dropbox per archiviare i documenti: è stato un processo semplice, dato che Smallpdf è integrato con Dropbox. Un’altra integrazione offerta è quella con Google Drive e c’è anche un’estensione per Gmail.

Ottenere le firme dei genitori è da sempre stato difficile per le scuole e per il personale dell’amministrazione e ci si aspettava che, con la firma elettronica, non sarebbe stato troppo diverso. Invece, alla fine, far firmare i documenti ai genitori in versione digitale non si è rivelata solo un’alternativa efficace durante la pandemia, ma anche una soluzione a lungo termine per far firmare documenti necessari alla scuola in generale.

Devi firmare un documento?

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana