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5 consigli per richiedere una firma in maniera efficace

di Jen

Puoi anche leggere questo articolo in Tedesco, Inglese, Spagnolo, Francese, Indonesiano, Portoghese e Russo.

Anche con i migliori tool per la firma elettronica e digitale, alle volte, può essere difficile ottenere le firme richieste in tempo.

Nel mondo, in tutti i settori, la firma elettronica sta alla base di svariati accordi; è dunque davvero ciò che contribuisce al giusto funzionamento di attività commerciali, scuole e organizzazioni. Per questo, non solo è importante ottenere le firme che ti servono su un determinato documento, ma è anche importante riceverle in tempo. Abbiamo raccolto qualche consiglio per permetterti di richiedere firme digitali ed elettroniche nella maniera più efficace possibile.

Avvisa in anticipo chi deve firmare

 

Ci sono meno probabilità che un potenziale firmatario apra, e dunque anche che firmi, un documento, se non si aspetta di riceverlo. Assicurati di avvisare il firmatario in anticipo e di spiegare che tipo di documento riceverà e perché è importante che lo firmi: puoi farlo tramite video call, e-mail, Slack o come preferisci.

Invia la richiesta di firma per tempo

 

Alle volte non possiamo evitare di inviare una richiesta di firma di cui abbiamo bisogno urgentemente. Succede! Se ti è possibile, però, assicurati di inviare le tue richieste per tempo. Lascia un margine di tempo sufficiente per completare qualsiasi eventuale attività di amministrazione. In questo modo ridurrai anche lo stress: non può essere che una cosa positiva.

Comunica chiaramente entro quando hai bisogno che il documento venga firmato

 

Ricevere una richiesta di firma senza sapere quanto tempo si ha a disposizione per esaminare i contenuti e per firmare il documento non è divertente. Prima di inviare una richiesta di firma, assicurati, per quanto possibile, di indicare una chiara scadenza e tutti saranno più contenti. Il tool per la firma elettronica di Smallpdf offre anche una comoda finestra per inviare messaggi e ti permette così di mandare una nota personalizzata. Fanne buon uso e indica lì entro quando hai bisogno che il documento venga firmato!

Aggiungi istruzioni chiare alla tua richiesta di firma

 

Oltre a indicare una scadenza nella tua richiesta di firma, puoi usare la stessa funzione nel tool per la firma elettronica di Smallpdf, per comunicare al firmatario ulteriori istruzioni da seguire prima di firmare il documento. Puoi chiedere, ad esempio, di rivedere i contenuti del documento, di siglare determinati paragrafi, di aggiungere del testo o di evidenziare alcune parti del documento. Con il tool per la firma elettronica, puoi anche mostrare ai firmatari il punto esatto in cui desideri che firmino, onde evitare qualsiasi fraintendimento.

Assicurati di avere il giusto tool per la firma elettronica

 

Se lo strumento che utilizzi non è efficace, il procedimento per firmare il documento sarà analogo. Assicurati di investire nel giusto strumento per la firma elettronica, di modo da garantire un’esperienza gradevole a tutte le persone coinvolte. Controlla che il tool prescelto venga incontro a tutte le tue esigenze, che rispetti gli standard di sicurezza e che possa offrirti il giusto supporto quando ne hai maggiormente bisogno.

Se sei alla ricerca di un tool per la firma elettronica facile da usare per te e per i tuoi firmatari, ti trovi nel luogo giusto. Dai un’occhiata allo strumento per la firma di PDF di Smallpdf e inizia a firmare sin da ora.

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana

Jennifer Rees
Jen
Scrittrice UX