Cara Sebuah Sekolah Mendaftarkan 350 Siswa saat Covid 19

Mencari Alat Penandatanganan Elektronik yang Tepat Untuk Mendaftarkan 350 Siswa dari Jarak Jauh

Menghadapi tahun ajaran baru tepat setelah awal Covid-19, seorang kepala sekolah menengah dan pengurus sekolahnya merasa khawatir, tidak hanya tentang bagaimana mereka dapat memfasilitasi pembelajaran jarak jauh, namun juga bagaimana mendaftarkan siswa mereka dari jarak jauh.

Pencarian internet membantu sekolah tersebut menemukan alat penandatanganan elektronik PDF yang tepat untuk mendukung proses pendaftaran yang lengkap dan menjadi alat PDF utama dalam menjalankan administrasi sekolah sehari-hari. Namun bagaimana sekolah ini mengelola proses pendaftaran jarak jauh untuk pertama kalinya?

Persiapan Dokumen

Persiapan dokumen untuk pendaftaran siswa jarak jauh sama ribetnya dengan dokumen kertas. Pengurus sekolah menyiapkan dokumen dalam format digital seperti biasa dan menyediakan kolom informasi sebagai berikut:

1. Nama depan
2. Nama belakang
3. Alamat fisik
4. Nomor kontak darurat
5. Alergi
6. Detail asuransi kesehatan

Pastikan kolom-kolom tersebut dapat diedit, kemudian dokumen diunggah ke alat eSign, siap dikirim ke orang tua siswa atau wali untuk diisi dan ditandatangani.

Meminta Tanda Tangan dari Orang Tua & Menunjukkan Mereka di mana Harus Membubuhkan Tanda Tangan

Setelah formulir pendaftaran diunggah ke alat eSign, guru atau pengurus sekolah cukup menambahkan alamat email orang tua atau wali ke alat yang membantu mereka untuk menandatangani. Fitur "Seret & Letakkan" digunakan untuk menambahkan catatan ke PDF, menunjukkan kepada orang tua di mana harus menandatangani.

Setelah dokumen disiapkan dan penandatangan ditambahkan, pengurus dapat mengirimkan dokumen untuk ditandatangani. Orang tua dan wali akan menerima tautan ke dokumen, termasuk instruksi untuk mengisi dan menandatangani formulir pendaftaran secara elektronik. Setelah penandatanganan selesai, semua orang yang terlibat akan menerima tautan untuk mengunduh dokumen yang telah ditandatangani dan diisi untuk diamankan.

Menyimpan Dokumen yang Telah Ditandatangani

Saat semua formulir pendaftaran telah diisi dan ditandatangani oleh orang tua dan wali, pengurus akan menerima pemberitahuan real-time, beserta tautan ke dokumen yang telah diisi dikirimkan ke email mereka. Dari sini, mereka dapat membuka setiap dokumen dan menyimpannya ke desktop atau perangkat seluler mereka.

Sekolah tersebut memanfaatkan Dropbox untuk penyimpanan dokumen, yang merupakan proses yang mulus karena Smallpdf hadir dengan integrasi Dropbox. Integrasi lainnya termasuk Google Drive, ditambah ekstensi Gmail.

Mendapatkan tanda tangan orang tua selalu menjadi tantangan bagi sekolah dan staf administrasi, ekspektasinya adalah tanda tangan elektronik akan sama saja. Ternyata membuat orang tua menandatangani dokumen secara elektronik tidak hanya alternatif yang sukses selama pandemi, namun juga solusi penandatanganan jangka panjang untuk seluruh sekolah.

Punya dokumen yang perlu ditandatangani?

Artikel diterjemahkan ke Bahasa Indonesia oleh Marcelina