¿Son válidas las firmas electrónicas en el sector financiero?

Las firmas electrónicas y digitales se están volviendo la norma en las instituciones financieras actuales, reemplazando las firmas tradicionales y acelerando procesos y aprobaciones. En este artículo, te explicaremos la legalidad de las firmas electrónicas: un aspecto importante que simplemente no puede ser ignorado.

Primero, echémosles un vistazo a sus beneficios y como son utilizadas.

Beneficios del firmado electrónico y como es utilizado en las finanzas

Utilizar una solución de firma y documentos digitales puede acelerar y agilizar tu trabajo y ayudarte a llevar tu negocio al siguiente nivel. Utilizar una solución de firma digital no solo puede reducir el tiempo de entrega hasta en un 80%, sino que también, según Finance Online, las instituciones financieras pueden reducir errores de escaneado hasta en un 92% y disminuir los archivos perdidos en un 62%.

Muchas tareas que estaban formalmente vinculadas a los procesos antiguos ahora están siendo reemplazadas por el firmado electrónico y la gestión de documentos digitales. Desde firmar contratos, formularios y acuerdos hasta crear cuentas y mantener un seguimiento digital y copias de documentación importante, recibos y facturas.

¿Qué tan legales son las firmas digitales y electrónicas?

La respuesta directa: una firma es una firma, eso significa que tanto las firmas electrónicas como digitales son tan legalmente vinculantes como las tradicionales firmas autógrafas. A pesar de que estas últimas solían ser, y aún lo son, el tipo más común de firma, un incremento en la concienciación sobre la aceptación legal de la firma electrónica y el aumento de las expectativas de los clientes en cuanto a las interacciones digitales han provocado un alza del uso de la firma electrónica en las empresas.

Sin embargo, es importante entender que la legalidad de la firma puede variar dependiendo de la industria, país, estado y órganos de gobierno legales. A pesar de que una orden de compra normal suele poder firmarse fácilmente por medios electrónicos, hay un número limitado de cosas que aún requieren firmas autógrafas, como un testamento o documentos de corte legales. Si no estás seguro, siempre consulta tus leyes locales o con profesionales legales. Además, si tienes negocios internacionales, asegúrate de considerar que las leyes varían y que otros países pueden no aceptar las firmas electrónicas tanto como en los Estados Unidos.

¿Qué pasa con la seguridad y privacidad?

La seguridad en los sectores de la gestión de documentos digitales y el software de firma electrónica ha avanzado mucho. De hecho, el firmado electrónico ha abierto las puertas a muchas nuevas funciones de seguridad. Tus documentos y rastros de papel están más seguros digitalmente; las firmas digitales son verificables y muy difíciles de manipular; y el almacenamiento en la nube te permiten tener un control superior del acceso a tus documentos.

Las soluciones de firmado electrónico también ofrecen una variedad de funciones de seguridad. eSign de Smallpdf, por ejemplo, está certificado por la norma ISO/IEC 27001 y cumple con la GDPR y el elDAS. También tiene un rastreo cronológico de la actividad, almacenamiento seguro de documentos y sellado de tiempo de validación a largo plazo (LTV, por sus siglas en inglés). Si estás buscando probar una solución de software de firma electrónica, puedes firmar electrónicamente un documento con eSign o, si aprovechas nuestra prueba gratuita de 7 días para desbloquear todas las funciones premium, incluso firmar digitalmente tus contratos. Para más información sobre las diferencias entre el firmado electrónico y digital, echa un vistazo a nuestro artículo: La diferencia entre las firmas digitales y electrónicas.

Artículo adaptado y traducido por Mario.