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5 Consejos para solicitar una firma de forma eficaz

por Jen

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Incluso con las mejores herramientas de firma electrónica y digital que existen, a veces obtener las firmas solicitadas a tiempo puede ser un desafío.

En todas las industrias del mundo, la firma electrónica es la base de los acuerdos, lo que significa que es realmente lo que hace que las empresas, escuelas y organizaciones funcionen sin problemas. Es por eso que es tan importante no sólo obtener las firmas necesarias en un documento, sino también hacerlo a tiempo. Hemos reunido un par de consejos para que puedas solicitar firmas digitales y electrónicas de la manera más eficaz.

Informa primero al firmante

Es poco probable que un firmante abra, y aún menos firme, un documento que no espera. Asegúrate, ya sea por una videollamada, correo electrónico o mediante Slack, de informar al firmante sobre qué documento puede esperar recibir de tu parte y por qué debe firmarlo.

Envía la solicitud de firma de manera oportuna

A veces no podemos evitar tener que enviar una solicitud de firma de forma urgente. ¡Nos pasa a todos! Pero siempre que puedas, asegúrate de enviar tus solicitudes de firma a tiempo. Tómate el tiempo suficiente para cualquier tarea adicional que debas hacer por tu parte. Te ayudará a minimizar el estrés, porque, ¿quién no lo necesita?

Pon expectativas claras de para cuándo necesitas el documento firmado

No es divertido recibir una solicitud de firma y no saber cuánto tiempo tienes para revisar el contenido y firmar el documento. En la medida de lo posible, asegúrate de agregar una fecha de vencimiento clara a la solicitud de firma antes de enviarla y harás felices a todos. La herramienta eSign de Smallpdf viene con una práctica ventana de mensajes para que puedas añadir tu propia nota personalizada. ¡Aprovéchalo y anota la fecha de vencimiento!

Proporciona instrucciones claras con la solicitud de firma

Esta parte está estrechamente relacionada con tener una fecha de vencimiento adjunta a una solicitud de firma. Puedes usar la misma función en la herramienta eSign de Smallpdf para dejar las instrucciones que debe seguir el firmante antes de firmar. Esto podría incluir revisar el contenido del documento, poner sus iniciales en ciertos párrafos o agregar su propio texto o aspectos destacados al documento. Con eSign, incluso puedes mostrar a los firmantes dónde quieres que firmen, por lo que no hay margen de error.

Asegúrate de tener la herramienta de firma electrónica adecuada

Si la herramienta que utilizas no es eficaz, es probable que tu experiencia firmando tampoco lo sea. Asegúrate de invertir en la herramienta de firma electrónica adecuada y la experiencia general de firma para todos los involucrados será mucho mejor. Asegúrate de que la herramienta que utilizas marque todas las casillas para tus necesidades, cumpla con los estándares de seguridad y protección relevantes y pueda ofrecerte apoyo cuando más lo necesites.

Si estás buscando una herramienta de firma electrónica segura que sea fácil de usar tanto para ti como para tus firmantes, no busques más. Consulta la herramienta eSign de Smallpdf y comienza a firmar de inmediato.

Texto traducido y adaptado por Marta Calsina

Jennifer Rees
Jen
UX Writer