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¿Qué sucede si mi documento firmado caduca?

por Marta Calsina

También puedes leer este artículo en Alemán, Inglés, Francés, Indonesio, Italiano, Portugués y Ruso.

¿Qué sucede si tu documento PDF firmado caduca en Smallpdf?

En Smallpdf, la privacidad es nuestra máxima prioridad y trabajamos incansablemente para garantizar que tus archivos estén seguros con nosotros. Nuestro objetivo es ser lo más transparentes posible, lo cual es especialmente importante cuando se trata de cómo se procesan tus datos y qué sucede con tu archivo desde el momento en que lo carga hasta que completa las tareas que debe realizar. Esto se vuelve aún más importante cuando se trata de compartir un documento con otras partes. Pero primero, permítenos guiarte a través de la política de seguridad y el almacenamiento de documentos de Smallpdf.

Smallpdf y seguridad de eSign

Nuestro sitio está protegido con HTTPS (o Protocolo seguro de transferencia de hipertexto), pero ¿qué significa esto? Cualquier página que visites que incluya el prefijo "https" y el símbolo del candado de la barra de búsqueda del navegador utiliza protocolos de transferencia de datos seguros. Los datos que envías a cualquier sitio web "https" están encriptados, de modo que ningún tercero pueda verlos.

Ambos cumplimos con el RGPD, tenemos la certificación ISO 27001 y todas nuestras herramientas incluyen muchas otras características de seguridad. Tus documentos también están protegidos por servidores europeos seguros y cifrado TLS, lo que garantiza la seguridad de sus datos. Independientemente de la herramienta que estés utilizando, tienes el control absoluto de sus archivos y de quién puede acceder a ellos, editarlos o verlos.

Nuestra política establece un período de una hora antes de que los archivos se eliminen de nuestros servidores. Sin embargo, este período se extiende a 14 días para nuestro servicio Smallpdf eSign cuando se trata de firmar solicitudes. No hace falta decir que solo tú y el resto de los firmantes tendréis acceso a tus archivos. Puedes cancelar la solicitud de firma en cualquier momento a través de nuestra página de herramientas de firma electrónica.

¿Cuánto tiempo se guarda un documento eSign en Smallpdf?

Cuando utilices nuestra herramienta eSign, el PDF firmado se almacenará en línea durante 14 días antes de que se elimine. Queremos asegurarnos de que todos los firmantes tengan el tiempo suficiente para procesar estos documentos, por lo que cada vez que firmes un documento PDF con nuestra herramienta eSign y lo compartas con otras partes, cada firmante del documento recibirá un correo electrónico con un enlace para descargar la versión final firmada de el documento.

En caso de que se acceda al archivo dentro de esos 14 días, el reloj de 14 días se reiniciará. De lo contrario, el documento caduca automáticamente en la plataforma de Smallpdf 14 días después de la creación de la solicitud de firma. Y con "caducar", queremos decir que se eliminará permanentemente de nuestra plataforma y, por lo tanto, ya no se podrá acceder a ella.

Si abres una cuenta con Smallpdf, ya sea de pago o no, y deseas utilizar el almacenamiento de archivos, tus archivos permanecerán en nuestros servidores todo el tiempo que desees. Si opta por eliminar un archivo, tardará una hora en eliminarse permanentemente de nuestros servidores. En resumen, cualquier documento que no se cargue en el almacenamiento de archivos se eliminará de nuestros servidores después de 14 días de inacción.

Recovering an Expired Document

Una vez un documento de firma electrónica ha caducado de nuestros servidores, no se puede restablecer. Pero con la plataforma eSign, puedes cargar rápida y fácilmente un nuevo PDF para enviarlo a firmar. También te recomendamos que descargues tus documentos firmados antes del vencimiento de 14 días, para que puedas guardarlos para su custodia.

Sabemos lo importante que es considerar la seguridad de sus archivos PDF y administrarlos de manera eficiente. Recuerda, si alguna vez no estás seguro o tienes alguna pregunta, ¡estamos a solo un correo electrónico de distancia!

¿Tienes un PDF para firmar?

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Marta Calsina
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