Facilitar la comunicación entre padres y profesores con la herramienta eSign de Smallpdf

Conseguir la firma de los padres de forma manual nunca ha sido fácil. Pero, ¿cómo pueden conseguir los centros educativos que los padres firmen documentos importantes con el reto añadido del aula a distancia?

¿Todavía necesitan los padres firmar documentos?

 

Lo cierto es que sí. En el entorno escolar tradicional, las hojas de permiso y los formularios de consentimiento estaban relacionados con las excursiones de los alumnos o con la asistencia a una representación escolar, pero la actual configuración a distancia ha cambiado no sólo los documentos que hay que firmar, sino también la forma en que se firman.

¿Qué tipos de documentos deben firmar los padres en el entorno remoto?

Puede que los recibos en papel sean cosa del pasado, pero los profesores y las escuelas siguen necesitando las firmas y aprobaciones de los padres para funcionar y permitir un entorno de aprendizaje productivo e informado para sus alumnos.

Estos son algunos de los tipos de documentos que los padres pueden necesitar rellenar y firmar en el entorno de aprendizaje a distancia:

• Formularios de registro o inscripción
• Formularios de inicio de curso para compartir información con la escuela o el profesor sobre el alumno
• Formularios de consentimiento y hojas de permiso
• Firmar los deberes
• Boletines de notas o informes de progreso del profesor
• Noticias o circulares de la escuela

¿Cuál es la diferencia entre las firmas digitales y las electrónicas?

 

Aunque tanto la firma digital como la electrónica son válidas, la firma digital tiene una capa adicional de seguridad que garantiza que el documento electrónico firmado es auténtico. Por otro lado, una firma electrónica, o e-firma, es simplemente colocada en el documento por el firmante sin ninguna autenticación especial adjunta y tiene la misma validez que colocar una firma húmeda en un documento de papel.

Aunque las firmas digitales pueden ser autenticadas, tanto las digitales como las electrónicas son legalmente vinculantes en la mayor parte del mundo. Se recomienda a los centros educativos y a los profesores que se informen sobre la legislación local en materia de documentos y los requisitos de la organización relativos a la gestión de documentos y el cumplimiento de la firma electrónica antes de implantar cualquier herramienta de firma electrónica.

Características importantes de seguridad en la firma de documentos

 

Aunque la firma de documentos en papel puede ser válida cuando se trata de documentación escolar, la naturaleza física de este sistema de documentos hace que la pérdida accidental o la destrucción del documento por un cachorro aburrido sean problemas reales.

Sin embargo, con el aula a distancia, los documentos digitales y las firmas electrónicas han sustituido al documento en papel. Aunque se trata de una forma mucho más fácil de gestionar y de firmar los documentos, los documentos digitales y las firmas electrónicas vienen acompañados de un nuevo conjunto de requisitos para cumplir con un cierto nivel de privacidad y seguridad.

A continuación, te ofrecemos un resumen de algunas características de seguridad importantes que deben tener las herramientas de firma electrónica.

Cifrado SSL y HTTPS

El cifrado SSL es una característica de seguridad importante a la que hay que prestar atención cuando se utiliza un sitio web, pero especialmente las herramientas en línea en las que las escuelas y los profesores pueden cargar documentación sensible.

Cuando alguien accede a un sitio web, es importante observar si la conexión es segura o no. Los usuarios pueden verificar este estado comprobando el prefijo de la url, que será "http" o "https". Este último, con la "s" adjunta, denota una conexión segura y debe complementarse con un pequeño símbolo de candado, o icono de información, adosado a la barra de búsqueda del navegador.

Una página web con un prefijo de url "https" está utilizando protocolos de transferencia segura de datos, o cifrado SSL (Secure Sockets Layer). Estos protocolos encriptan los datos enviados a este sitio web, de modo que nadie más pueda verlos o acceder a ellos.

Sello digital

Un sello digital es un dato o información que se adjunta a un documento u otro dato, como por ejemplo una firma. Es importante que las personas que utilizan herramientas de firma electrónica, especialmente en un entorno como el escolar, se aseguren de que las firmas producidas mediante una herramienta específica de firma electrónica lleven una marca de tiempo o un sello digital por motivos de seguridad. Esto ofrece una capa de seguridad adicional si alguna vez hay que autenticar o verificar una firma o un documento.

Reglamentos y normas de seguridad de los documentos

En cualquier parte del mundo, es importante que cualquier sitio web o software que las escuelas o las aulas utilicen para gestionar y firmar electrónicamente los documentos cumpla con algún nivel de normas de seguridad internacionales o localizadas. Algunas normas importantes a las que hay que prestar atención son:

• ISO/IEC 27001
• Cumplimiento del GDPR
• Cumplimiento de la CCPA

La ISO/IEC 27001, que se introdujo en 2013, es la norma ISO aceptada a nivel mundial para la aplicación de un sistema de gestión de la seguridad de la información. Cuando un proveedor de software está acreditado para esta norma, significa que dispone de un excelente sistema de seguridad, que se asegura de que esté siempre operativo, que se somete a auditorías internas y externas periódicas y que toma continuamente medidas para mejorar la seguridad de este sistema.

Cómo un colegio ha utilizado eSign para firmar los deberes y los informes de notas

 

En Smallpdf siempre tenemos interés en saber cómo se utilizan nuestras herramientas y qué problemas pueden solucionarse usando nuestro software. Cuando investigamos los retos de la gestión de documentos a los que se enfrentan en los centros educativos de Estados Unidos, encontramos que un colegio implementó nuestra herramienta eSign para que los padres de los alumnos pudiesen firmar y de este modo confirmar que los deberes habían sido realizados y que habían recibido los informes de notas.

Firma y preparación de documentos para su firma

Cuando se solicita una firma en el ámbito educativo, normalmente suele ser el colegio o el profesor los que solicitan la firma de los padres o tutores legales del alumno.

Deberes: en este caso los padres fueron proactivos al crear un único formulario que enumerara los deberes requeridos para ese día, cargarlo en la herramienta eSign de Small pdf y a continuación solicitar las firmas de los padres. De este modo, los profesores podían hacer un seguimiento de la actividad del documento y ver quién lo había firmado y si quedaba alguien por firmar, finalmente podían recibir el documento completamente firmado en la bandeja de entrada del correo electrónico.

Informes de notas: En el caso de la preparación de los informes de notas, que deben mantenerse en privado entre el profesor, el alumno y los padres, el profesor simplemente subía el informe digital, colocaba su firma y luego solicitaba las firmas de los padres, mostrándoles dónde debían firmar en el informe, con un enlace al documento compartido directamente al correo electrónico de los padres desde la herramienta. Los profesores comentaron que les gustaba la funcionalidad de poder enviar a cada padre una nota especial junto con el enlace para abrir el documento para su firma, y que todas las partes recibieran un enlace al documento final firmado directamente en su bandeja de entrada.

Creación de firma electrónica e iniciales

Con la herramienta eSign de Smallpdf, los profesores han disfrutado de la libertad en la creación de su propia firma, ya sea dibujándola con el trackpad o mouse, tomando una foto de la firma realizada en un papel, o bien cargando en la plataforma una firma ya existente en formato imagen. Podían incluso crear una firma usando las iniciales de su nombre y luego almacenarla junto con la firma en la misma herramienta eSign, de este modo firmar es sencillo y más rápido.

Una vez que la firma o iniciales ya han sido creadas, los profesores tenían la flexibilidad de colocar estos elementos en cualquier lugar del documento, con la opción adicional de cambiar el tamaño o el color de la firma o la inicial según sea necesario.

Añadir texto a un documento para su firma

Una gran ventaja de una herramienta de firma electrónica de calidad es la posibilidad de añadir elementos al documento que no sean firmas. Principalmente, esto se reduce a poder añadir texto a un PDF que, de otro modo, no sería editable, lo que resulta especialmente útil cuando se necesita añadir lugares, fechas o detalles adicionales que deben rellenarse antes de la firma. En el caso de la herramienta eSign de Smallpdf, la función de texto también incluye opciones de cambio de tamaño, además de una paleta de colores para elegir.

Solicitar la firma de los padres

Puede ser realmente difícil tratar de explicar a alguien por correo electrónico dónde debe colocar su firma en un documento, por lo que es mucho más fácil mostrárselo. Cuando los profesores solicitaban una firma utilizando la herramienta eSign, encontraban muy útil la funcionalidad de mostrar a los firmantes exactamente dónde firmar y/o poner sus iniciales en el documento.

Con la herramienta eSign de Smallpdf, los profesores pueden solicitar hasta 100 firmas a la vez, eliminando cualquier duda sobre dónde firmar, ahorrando tiempo, molestias, frustración y limitando posibles errores.

Compartir y guardar el PDF final firmado

Una vez que el documento ha sido firmado por todas las partes, cada persona que ha firmado recibe una copia del documento final enviada directamente a su correo electrónico. El propietario del documento también puede compartir el documento posteriormente (ya sea con los firmantes del documento como medida de seguridad adicional, o con el personal administrativo para mantener el documento en el registro), a través de correo electrónico, enlace o WhatsApp. El documento también puede descargarse en un ordenador o dispositivo electrónico, o en Dropbox y Google Drive.

¿Es éste el futuro de la comunicación entre padres y profesores?

 

Probablemente. Aunque haya sido necesaria una pandemia mundial para forzar el cambio a la comunicación digital entre profesores, escuelas y padres, es probable que, incluso en un mundo post-COVID, la forma en que nos comunicamos y gestionamos los documentos cambie para siempre. Aunque es probable que el aula tradicional se restablezca por completo en el futuro, la gestión de documentos digitales y las herramientas de firma electrónica, especialmente como medio para que los profesores y las escuelas se comuniquen con los padres, han llegado para quedarse.

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