Cómo una escuela matriculó 350 estudiantes durante el Covid-19

Encontrar la herramienta de firma electrónica adecuada para registrar 350 estudiantes de forma remota

El COVID-19 comenzó justo antes del comienzo de un nuevo curso escolar. Debido a las muchas implicaciones, un director de secundaria y su administración estaban preocupados. Después de todo, no solo tenían que considerar cómo facilitarían el aprendizaje remoto, sino también cómo encontrar maneras de registrar a sus estudiantes a distancia.

Una rápida búsqueda en internet llevó a la escuela a encontrar la herramienta PDF de firma electrónica adecuada que respaldara todo el proceso de registro y se convirtió en una herramienta PDF clave en el día a día de la administración de la escuela. Pero ¿Cómo gestionó esta escuela el proceso de registro remoto por primera vez?

Preparación de documentos

En teoría, la escuela no necesitaba ninguna información nueva o diferente para registrar estudiantes. Es por eso que la administración de la escuela se dio cuenta de que solo tenían que digitalizar sus formularios de inscripción, ya sea como documentos escaneados o en su forma digital original. Se aseguraron de que su formulario de inscripción digital incluyera los siguientes apartados de información para que los padres rellenen:

• Nombre.
• Apellido.
• Dirección física.
• Número telefónico de contacto de emergencia.
• Alergias.
• Detalles de seguro de salud.

Durante el proceso, se aseguraron de que estos apartados fueran editables antes de cargar el documento en la herramienta eSign. En este punto, ya estaba listo para ser enviado a los estudiantes del padre o responsables para rellenar y firmar.

Solicitar firmas de los padres y mostrarles dónde firmar

Una vez cargado el formulario de inscripción en la herramienta eSign, los maestros o la administración de la escuela podían simplemente añadir la dirección de correo electrónico de los padres o tutores en la herramienta, indicándoles que deben firmar. La función de “arrastrar y soltar” fue utilizada para añadir una nota al PDF, mostrando a los padres dónde firmar.

Después de preparar documento y que los firmantes fueron añadidos, la administración podía enviar los documentos para firmar. Después, los padres y responsables recibieron un enlace al documento, incluyendo instrucciones sobre cómo rellenar y firmar electrónicamente el formulario de inscripción. Una vez finalizada la firma, todos los involucrados recibieron un enlace para descargar el documento firmado y completado para su documentación.

Guardar los documentos firmados

Cada vez que uno de los padres o tutores completó y firmó el formulario, la administración recibió notificaciones en tiempo real, además de un enlace a los documentos completados vía correo electrónico. A partir de este momento, podían abrirlos y guardarlos en su computadora o dispositivo móvil.

La escuela en cuestión utilizó Dropbox para el almacenamiento de documentos. Ya que Smallpdf ofrece una integración con Dropbox, el almacenamiento de documentos funcionó a la perfección, eliminando la necesidad de descargar documentos antes de almacenarlos en la nube. Otras integraciones incluyen la de Google drive y la de Gmail.

Obtener la firma de los padres siempre ha sido un reto para las escuelas y el cuerpo administrativo y las expectativas apuntaban a que no sería diferente con las firmas electrónicas. Resultó que conseguir que los padres firmaran electrónicamente los documentos, no solo fue una alternativa exitosa durante una pandemia, sino una solución de firma a largo plazo para toda la escuela, que sigue laborando hoy en día.

¿Tienes un documento que necesitas firmar?

Artículo adaptado y traducido por Mario.