Vereinfachte Kommunikation zwischen Eltern und Lehrern mit dem eUnterschriften-Tool von Smallpdf

Unterschriften von Eltern einzuholen war noch nie eine Leichtigkeit. Aber wie bekommen Schulen die Eltern dazu, wichtige Dokumente zu unterschreiben, wenn das Klassenzimmer im digitalen Raum ist?

Müssen Eltern immer noch Dokumente unterschreiben?

 

Definitiv. In der traditionellen Schulumgebung haben sich Erlaubnisscheine und Einverständniserklärungen vielleicht auf die Teilnahme an Ausflügen oder Schulaufführungen bezogen, aber der aktuelle Fernunterricht hat nicht nur verändert, welche Dokumente jetzt unterschrieben werden müssen, sondern auch wie sie unterschrieben werden.

Welche Arten von Dokumenten müssen Eltern in der digitalen Lehre noch unterschreiben?

Papierdokumente gehören vielleicht der Vergangenheit an, aber Lehrer und Schulen brauchen immer noch Unterschriften und Genehmigungen von Eltern, um zu funktionieren und eine produktive und informative Lernumgebung für ihre Schüler zu ermöglichen.

Hier sind nur einige der Dokumente, die Eltern in einer digitalen Lernumgebung ausfüllen und unterschreiben müssen:

• Einschreibe- oder Anmeldeformulare
• Formulare zu Beginn des Schuljahres, um Informationen über den Schüler mit der Schule oder dem Lehrer zu teilen
• Einverständniserklärungen und Erlaubnisscheine
• Absegnung von Hausaufgaben
• Zeugnisse oder Leistungsberichte des Lehrers
• Nachrichten oder Rundschreiben von der Schule

Was ist der Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Unterschriften?

 

Obwohl sowohl digitale als auch elektronische Unterschriften gültig sind, bieten digitale Signaturen eine zusätzliche Sicherheitsebene, die sicherstellt, dass die Unterschrift auf einem elektronischen Dokument auch wirklich authentisch ist. Eine elektronische Unterschrift oder eUnterschrift wird jedoch lediglich vom Unterzeichner auf dem Dokument platziert, ohne eine besondere Authentifizierung, und hat die gleiche Gültigkeit wie eine nasse Unterschrift auf einem Papierdokument.

Während digitale Unterschriften authentifiziert werden können, sind sowohl digitale als auch elektronische Unterschriften in den meisten Teilen der Welt rechtsverbindlich. Schulen und Lehrern wird empfohlen, sich über die lokalen Gesetze und organisatorischen Anforderungen und Einhaltung dieser in Bezug auf Dokumentenmanagement und eUnterschriften zu informieren, bevor sie irgendwelche Tools für elektronische Unterschriften implementieren.

Wichtige Sicherheitsmerkmale beim Unterschreiben von Dokumenten

 

Während das Unterschreiben von Papierdokumenten in einer schulischen Umgebung ausreichend sein mag, zieht das analoge System auch einige Risiken mit sich. So zum Beispiel der versehentliche Verlust des fraglichen Dokuments oder dessen Zerstörung durch das Haustier der Familie.

Mit dem Vormarsch des digitalen Klassenzimmers haben jedoch digitale Dokumente und elektronische Unterschriften die Papierdokumente verdrängt. Es ist eine viel einfachere Art, Dokumente zu verwalten und zu unterschreiben, aber auch hier gibt es Herausforderungen, insbesondere, wenn es um die Punkte Privatsphäre und Sicherheit geht.

Hier ist ein Überblick über einige wichtige Sicherheitsmerkmale, die eUnterschriften-Tools haben sollten.

SSL Verschlüsselung & HTTPS

SSL-Verschlüsselung ist generell ein wichtiges Sicherheitsmerkmal, auf das man achten sollte, wenn man eine Website benutzt. Bei Online-Tools, auf die Schulen und Lehrer sensible Dokumente hochladen könnten, ist sie besonders wichtig.

Wenn jemand auf eine Website zugreift, ist es wichtig zu wissen, ob die Verbindung sicher ist oder nicht. Nutzer können diesen Status überprüfen, indem sie das Präfix der URL ansehen, das entweder „http“ oder „https“ lautet. Letzteres, mit dem angehängten „s“, steht für eine sichere Verbindung und sollte durch ein kleines Vorhängeschloss-Symbol oder ein Informationssymbol in der Suchleiste des Browsers ergänzt sein.

Eine Webseite mit dem URL-Präfix „https“ verwendet sichere Datenübertragungsprotokolle, oder SSL (Secure Sockets Layer) Verschlüsselung. Diese Protokolle verschlüsseln Daten, die an diese Webseite gesendet werden, sodass niemand sonst sie sehen oder darauf zugreifen kann.

Digitales Siegel

Ein digitales Siegel besteht aus einer bestimmten Menge von Daten oder Informationen, die an ein Dokument oder andere Daten angehängt werden: eine Unterschrift ist ein Beispiel dafür. Aus Sicherheitsgründen ist es wichtig, dass diejenigen, die Tools zum Unterschreiben von PDF-Dateien verwenden, insbesondere Institutionen wie Schulen, sicherstellen, dass diese Unterschriften mit einem Zeitstempel oder einem digitalen Siegel versehen sind. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für den Fall, dass eine Unterschrift oder ein Dokument authentifiziert oder überprüft werden muss.

Vorschriften und Standards zum Datenschutz und zur Sicherheit von Dokumenten

Überall auf der Welt ist es wichtig, dass Schulen zum Unterschreiben elektronischer Dokumente Websites oder Software verwenden, die einem internationalen oder lokalen Sicherheitsstandard entsprechen. Wichtige Standards, die zu beachten sind, sind:

• ISO/IEC 27001
• DSGVO-Konformität
• CCPA-Konformität

ISO/IEC 27001, das 2013 eingeführt wurde, ist der weltweit anerkannte ISO-Standard für die Anwendung eines Informationssicherheitsmanagementsystems. Wenn ein Softwareanbieter für diesen Standard akkreditiert ist, bedeutet das, dass er über ein exzellentes Sicherheitssystem verfügt, dieses stets einsatzbereit hält, sich regelmäßigen internen und externen Prüfungen unterzieht und kontinuierlich Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit dieses Systems ergreift.

Wie eine Schule eSign für das Unterschreiben von Hausaufgaben und Zeugnissen genutzt hat

 

Bei Smallpdf sind wir immer daran interessiert, wie unsere Tools verwendet werden und welche Probleme mit unserer Software gelöst werden können. Als wir die Herausforderungen des Dokumentenmanagements an Schulen in den USA untersuchten, stießen wir auf eine Schule, die unser eUnterschriften-Tool implementierte, um es den Eltern von Schülern im Fernunterricht zu ermöglichen, die erledigten Hausaufgaben zu unterschreiben und den Erhalt von Zeugnissen zu bestätigen.

Unterschreiben und Dokumente zur Unterschrift vorbereiten

Wenn in der Schule eine Unterschrift benötigt wird, ist es normalerweise die Schule oder der Lehrer, der die Unterschrift eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten verlangt.

Hausaufgaben: In der Fallstudie erstellten die Lehrer ein einfaches Formular, das die geforderten Hausaufgaben für einen bestimmten Tag auflistete, luden es in das PDF-Unterschriften-Tool von Smallpdf hoch und schickten dann einfach eine Unterschriftsanfrage an alle Eltern. Dieses Tool ermöglichte es den Lehrern, die Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Dokument zu verfolgen, zu sehen, wer es unterschrieben hatte und wer es noch unterschreiben musste, und das unterschriebene Dokument direkt per E-Mail zur sicheren Aufbewahrung zu erhalten.

Zeugnisse: Bei der Erstellung von Zeugnissen, die zwischen Lehrer, Schüler und Eltern privat gehalten werden sollten, lud der Lehrer einfach das Zeugnis in digitaler Form hoch, platzierte seine Unterschrift und forderte dann die Eltern per Link zum Dokument auf, dieses zu unterschreiben. Dabei zeigte er ihnen, wo genau sie unterschreiben sollten und schickte den Link zum Dokument ganz einfach per E-Mail an die Eltern. Die Lehrer sagten, dass sie die Funktionalität wertschätzten, jedem Elternteil zusammen mit dem Link zum Öffnen des digitalen Zeugnisses eine personalisierte Notiz schicken zu können. Außerdem half es ihnen, dass alle Parteien einen Link zum endgültigen unterschriebenen Dokument direkt in ihren Posteingang erhielten.

Elektronische Unterschriften & Initialen erstellen

Mit dem eUnterschriften-Tool von Smallpdf hatten die Lehrer die Freiheit, ihre eigene Unterschrift zu erstellen, indem sie sie entweder mit dem Trackpad oder der Maus zeichneten, ein Foto mit ihrem Gerät von ihrer auf Papier gezeichneten Unterschrift machten oder eine bestehende digitale Unterschrift als Bild hochluden. Sie konnten sogar ihre Initialen auf diese Weise erstellen, die dann neben der Unterschrift im PDF unterschreiben-Tool gespeichert wurden, um schnell und einfach zu unterschreiben und zu paraphieren.

Sobald die Unterschrift oder die Initialen vorbereitet sind, haben Lehrer die Flexibilität, diese Elemente überall auf dem Dokument zu platzieren, mit der zusätzlichen Option, die Größe oder die Farbe der Unterschrift oder der Initialen nach Bedarf zu ändern.

Hinzufügen von Text zu einem Dokument zum Unterschreiben

Ein großer Vorteil eines qualitativ hochwertigen Tools für elektronische Unterschriften ist die Möglichkeit, dem Dokument andere Elemente als Unterschriften hinzuzufügen. Meistens geht es darum, Text zu einem ansonsten nicht bearbeitbaren PDF hinzufügen zu können, was besonders nützlich ist, wenn man den Ort, das Datum oder zusätzliche Details hinzufügen muss, die vor dem Unterschreiben ausgefüllt werden müssen. Das PDF unterschreiben-Tool von Smallpdf bietet neben der Textfunktion auch Optionen zur Größenanpassung und eine Farbpalette, aus der du wählen kannst.

Unterschriften von Eltern einholen

Es kann wirklich schwierig sein, jemandem per E-Mail zu erklären, wo er seine Unterschrift auf einem Dokument platzieren soll, deshalb ist es viel einfacher, es visuell zu erklären. Als Lehrer eine Unterschrift mit dem eUnterschriften-Tool anforderten, fanden sie die Funktionalität, den Unterzeichnern genau zu zeigen, wo sie das Dokument unterschreiben und/oder paraphieren sollen, sehr nützlich.

Mit Smallpdfs PDF unterschreiben-Tool können Lehrer bis zu 100 Unterschriften auf einmal mit visueller Hilfe bezüglich der Platzierung der Unterschrift anfordern, was Zeit, Ärger und Frustration spart und mögliche Fehler vermeidet.

Teilen und Speichern des unterschriebenen PDFs

Sobald das Dokument von allen Parteien unterschrieben wurde, bekommt jede Person, die unterschrieben hat, eine Kopie des endgültigen Dokuments direkt per E-Mail zugeschickt. Der Eigentümer des Dokuments kann es dann auch teilen (entweder mit den Unterzeichnern des Dokuments als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme oder mit den Verwaltungsmitarbeitern, um das Dokument zu archivieren), per E-Mail, Link oder WhatsApp. Das Dokument kann auch auf einen Computer oder ein anderes elektronisches Gerät heruntergeladen werden, oder zu Dropbox und Google Drive exportiert werden.

Ist das die Zukunft der Kommunikation zwischen Eltern und Lehrern?

 

Wahrscheinlich. Auch wenn es einer globalen Pandemie bedurfte, um einen Wechsel zur digitalen Kommunikation zwischen Lehrern, Schulen und Eltern zu erzwingen, ist es wahrscheinlich, dass auch in einer Nach-COVID-Welt die Art und Weise, wie wir kommunizieren und Dokumente verwalten für immer verändert wird. Auch wenn das traditionelle Klassenzimmer in der Zukunft wahrscheinlich vollständig wiederhergestellt werden wird, sind digitale Dokumentenmanagement- und eUnterschriften-Tools, insbesondere als Mittel für Lehrer und Schulen zur Kommunikation mit den Eltern, gekommen um zu bleiben.

Wenn deine Schule auf der Suche nach einem erstklassigen Tool zum Unterschreiben von PDFs ist, dann melde dich doch für eine kostenlose Testversion von Smallpdf für Teams an, in der du das eUnterschriften-Tool und viele andere Premium-PDF-Tools ausprobieren kannst, die deiner Schule helfen, vollständig digital zu werden.

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna