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5 Tipps zur effektiven Beantragung einer Unterschrift

von Jen

Du kannst diesen Artikel auch auf Englisch, Spanisch, Französisch, Indonesisch, Italienisch, Portugiesisch und Russisch lesen.

Selbst mit den besten Tools für elektronische Unterschriften und digitale Signaturen kann es schwierig sein, Unterschriften rechtzeitig zu erhalten.

In allen Branchen auf der ganzen Welt ist die elektronische Unterschrift die Grundlage für Vereinbarungen, d.h. sie sorgt dafür, dass Unternehmen, Schulen und Organisationen reibungslos funktionieren. Deshalb ist es nicht nur wichtig, dass du die benötigten Unterschriften für ein Dokument bekommst, sondern auch, dass sie pünktlich eintreffen. Wir haben ein paar Tipps für dich zusammengestellt, wie du digitale und elektronische Unterschriften am effektivsten einholen kannst.

Lass den Unterzeichner wissen, was er zu erwarten hat

 

Ein Unterzeichner wird kaum ein Dokument öffnen, geschweige denn unterschreiben, das er nicht erwartet. Stelle sicher, dass du dem Unterzeichner per Videoanruf, E-Mail oder Slack mitteilst, welches Dokument er von dir erwarten kann und warum er es unterschreiben muss.

Sende die Unterschriftsanforderung rechtzeitig ab

 

Manchmal können wir nichts dafür, dass wir eine dringende Unterschriftsanforderung senden müssen. Das kommt vor! Aber wann immer du kannst, sorge dafür, dass du deine Unterschriftenanfragen pünktlich abschickst. Lass dir genug Zeit für zusätzliche Verwaltungsaufgaben, die du eventuell erledigen musst. Das minimiert auch den Stress, und das ist doch wohl ein Plus, oder?

Lege klare Erwartungen fest, wann du das Dokument unterschrieben haben musst

 

Es ist nicht schön, eine Unterschriftsanfrage zu erhalten und nicht zu wissen, wie viel Zeit du hast, um den Inhalt zu prüfen und das Dokument zu unterschreiben. Soweit möglich, solltest du der Unterschriftsanforderung ein klares Fälligkeitsdatum hinzufügen, bevor du sie abschickst, dann sind alle zufriedener. Das Tool für elektronische Unterschriften von Smallpdf verfügt über ein praktisches Nachrichtenfenster, in dem du deine eigene persönliche Notiz hinzufügen kannst. Nutze dies zu deinem Vorteil und notiere das Fälligkeitsdatum!

Klare Anweisungen mit der Unterschriftsanforderung liefern

 

Dies ist eng mit der Angabe eines Fälligkeitsdatums bei der Unterschriftsanforderung verbunden. Du kannst die gleiche Funktion im Smallpdf Tool für elektronische Unterschriften nutzen, um den Unterzeichnern Anweisungen zu geben, bevor sie unterschreiben. Dazu kann es gehören, den Inhalt des Dokuments zu überprüfen, bestimmte Absätze zu paraphieren oder das Dokument mit eigenem Text oder Hervorhebungen zu versehen. Mit dem Tool für elektronische Unterschriften kannst du den Unterzeichnern sogar zeigen, wo sie unterschreiben sollen, damit es keinen Raum für Fehler gibt.

Vergewissere dich, dass du das richtige Tool für elektronische Unterschriften hast

 

Wenn das Tool, das du benutzt, ineffektiv ist, wird dein Unterschriftserlebnis wahrscheinlich ähnlich ausfallen. Wenn du in das richtige Tool für elektronische Unterschriften investierst, wird die Erfahrung für alle Beteiligten viel besser sein. Vergewissere dich, dass das Tool, das du verwendest, alle Anforderungen erfüllt, die relevanten Sicherheitsstandards einhält und dir Unterstützung bietet, wenn du sie am meisten brauchst.

Wenn du ein sicheres Tool für elektronische Unterschriften suchst, das sowohl für dich als auch für deine Unterzeichner/innen einfach zu bedienen ist, bist du hier genau richtig. Probiere das Tool für elektronische Unterschriften von Smallpdf aus und beginne sofort mit dem Unterschreiben.

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna

Jennifer Rees
Jen
UX-Autorin